Ressurser for fylkene

Sånn arrangerer du et fylkesårsmøte

Hva trenger du egentlig for å arrangere fylkesårsmøte?
Listen er ikke en fasit, men et verktøy for å begynne planleggingen.
Husk at dere i fylket bestemmer over deres møte! 😊

Begynn med å låse rammene for arrangementet, som dere godkjenner på et styremøte.
De første 4-5 punktene her er nok å låse for å ha rammene klare.



Program

Location (hvis fysisk)

  • By/sted som alle kan komme seg til
  • Lokale – dette går kanskje an å skaffe gratis? Låne fra kommunen / fylkeskommunen? Bruk nettverk

Plattform (hvis digitalt)

Teams/zoom?

Avstemminger via Menti? Eller annet verktøy

Digitalt / Fysisk arrangement?

Vurder hva som er realistisk å få til mtp økonomi/avstander/engasjement/fylkesskilsmisse/planlagt program

Dato!

Begynn med å finne dato. Må meldes inn til sekretariat, siden vi ikke vil ha to samtidig

Roller under fylkesårsmøtet

  • fordele i fylkesstyret, be om hjelp fra noen av klubbene i fylket, be om hjelp fra sekretariat
    • Ordstyrer
    • Registrering
    • Presentasjoner
    • Voteringsansvarlig
    • Teknisk produsent

Roller i forkant

  • Fordele hvem som gjør klar sakspapirene
  • Fordele hvem som booker lokale/program etc.
  • Møtes for å vedta i et styremøte

Sakspapirer

  • Dere må lage klart sakspapirene i 2021 som fylkesstyret vedtar på et styremøte.
    • Sakspapirene skal sendes ut til klubbene i forkant av møtet. Se mobiliseringsplan
    • Fylkesstyrets beretning – eksempel – husk å be om oppdatert liste over klubber
    • Regnskap fra foregående år – bestille regnskapsrapport fra sekretariat
    • Budsjett – se eksempel
    • Valg av fylkesstyre og valgkomité
      • dere i fylkesstyret bør ta en runde på hvem som ønsker å fortsette og stille til valg, dersom det er valg ved neste fylkesårsmøte.
    • Saker fylkesstyret fremmer
    • Innkomne saker

Økonomi

Handlingsplan

For ha en plan for arbeidet i hvert enkelt fylke kan man lage en enkel handlingsplan som beskriver hva fylket skal gjøre.

En handlingsplan bør være realistisk i forhold til hvert enkelt fylkesstyres kapasitet.

Fylkesstyret bør lage et forslag, som stemmes over og godkjennes av medlemsklubbene på et fylkesårsmøte.

Fylkesstyret bør legge til grunn Ungdom og Fritids strategiske plan og eventuelle andre relevante dokumenter eller undersøkelser.

Last ned eksempel på handlingsplan her.

Har du spørsmål eller ønsker å ta en prat om fylkesledd?

Ta kontakt med vår organisasjonskonsulent Morten:
Morten@ungdomogfritid.no

+47 48 31 52 86