Begynn med å finne dato. Må meldes inn til sekretariat, siden vi ikke ønsker å ha to møter samtidig. Pass på å finne en dato som passer flest mulig i styret. Og husk å ta hensyn til at det skal være praktisk mulig for alle i fylket å delta – Ungdom og voksne.
Man må altså ha tid og mulighet til å reise til møtet, dersom det planlegges fysisk møte. Hvis møtet skal være i ukedag, kan styreleder lage dokumentasjon på «politisk fravær»