Vanlige spørsmål

Her finner dere svar på ofte stilte spørsmål rundt vårt medlemsregister og søknadsportal (Min side), samt vanlige spørsmål knyttet til Ungdom og Fritids Fond.

Vi har laget en oversikt over spørsmål som flere er usikre på!  Vi håper denne listen med spørsmål og svar kan være til hjelp for alle som lurer på noe rundt vårt medlemssystem eller det å søke Frifond. Hvis dere opplever utfordringer eller har spørsmål som besvarer her, er det bare å ta kontakt med oss på post@ungdomogfritid.no eller 220 57 700.

På denne siden finner dere info om:

1. Hva er «Min side»?

Dette er Ungdom og Fritids digitale medlemsside for alle våre medlemmer. Her kan man logge seg inn for å oppdatere klubbens kontaktinformasjon og søke midler fra Ungdom og Fritids Fond. Alle medlemsklubber hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på medlemssiden vår «MinSide».

Hva kan man gjøre på medlemssiden «MinSide»?

På medlemssiden kan du endre kontaktinfo for din klubb, sende inn søknader om Ungdom og Fritids Fond, se status på Fond-søknader- og rapporter, søke om utsettelse eller omdisponering, samt se status på innbetaling av medlemskontingent.

Hvordan vet vi om klubben har en bruker?

Om dere er usikker på om dere har opprettet bruker, send en epost til post@ungdomogfritid.no sammen med deres medlemsnummer, så sjekker vi opp!

Hvordan registrerer man seg seg på «MinSide»?

Klubben må være betalende medlem av Ungdom og Fritid.  Hvis dere ikke har registrert klubben på sidene våre, velg «Registrer deg» på «Min side». Les mer her: https://minside.ungdomogfritid.no/register

Det er kun klubbleder som kan registrere klubben og gjør dette ved å bruke klubbens medlemsnummer. Klubbleder skal motta en epost med instruksjon for videre registrering.

*Om klubbleder ikke mottar epost har vi registrert feil epostadresse til deres klubb. Send en epost til post@ungdomogfritid.no. Merk eposten med klubbens medlemsnummer, og skriv i mailen hvilken epostadresse du bruker som klubbleder i klubben.

Hvem registrerer klubben på våre sider?

Det er kun klubbleder som kan opprette bruker for klubben. Med klubbleder mener vi den personen som er økonomisk og juridisk ansvarlig for klubben. I de fleste tilfeller er dette en som jobber i klubben, men det kan også være en som jobber i kommunen, og som har ansvar for klubben derfra. Er dere usikre, ring vårt sentralbord på 22 05 77 00, eller send en e-post til post@ungdomogfritid.no

Vi har ikke opprettet bruker på «Min side». Hva gjør vi?

Alle klubber som er medlem hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på den nye medlemssiden vår.

Les mer her: https://minside.ungdomogfritid.no/register. Husk at dere må være godkjent som medlemsklubb før dere kan opprette bruker. Les mer om medlemskap her: Medlemsskap i Ungdom og Fritid

Vi har glemt passord til «Min side». Hvordan får vi tak i det?

Når du er inne på «Min side», klikk på «glemt passord» rett under innloggingsfeltet. Da vil du få tilsendt et nytt passord.

Vi får ikke logget inn på Min side, hva gjør vi?

Ta kontakt med oss, så henter vi opp informasjonen fra vår database. Ring vårt sentralbord på 22 05 77 00, eller send en epost til post@ungdomogfritid.no

 

2. Ungdom og Fritids Fond (tidligere Frifond)

Frifond har byttet navn til Ungdom og Fritids fond, ellers er ordningen stort sett lik.

Hvordan søker vi på Ungdom og Fritids Fond?

For å søke må klubben gå inn på «Min side» via våre nettsider og sende søknaden digitalt. Husk å kontrollere deres kontaktinfo før dere søker. Vi anbefaler dere å lese retningslinjene nøye før dere starter planleggingen. Les mer her.

Vi vil søke Ungdom og Fritids fond, men får ikke logget inn på min side?

Når du er inne på «Min side», klikk på «glemt passord» rett under innloggingsfeltet. Da vil du få tilsendt et nytt passord. Hvis du fremdeles ikke får logget inn, ta kontakt med oss på post@ungdomogfritid.no så vil vi hjelpe dere.

Vi har ikke opprettet bruker på «MinSide». Hva gjør vi?

For å søke må klubben gå inn på «Min side» via våre nettsider og sende søknaden digitalt. Husk å kontrollere deres kontaktinfo før dere søker. Vi anbefaler dere å lese retningslinjene nøye før dere starter planleggingen. Les mer her.

Jeg vil søke Ungdom og Fritids Fond, hvor er søknadskjema? 

For å søke må klubben gå inn på «Min side» via våre nettsider og sende søknaden digitalt. Søknadsskjemaet blir lagt ut 1. mars og er tilgjengelig til 01. oktober. Les mer her

Vi vil søke om midler fra Ungdom og Fritids Fond, men er ikke medlemmer?

Ungdom og Fritids Fond er kun for våre medlemmer.  Les mer om hvordan dere blir medlemmer.  Dere må ha søkt og fått innvilget medlemskap før dere kan søke om midler. Vi gjør dere oppmerksom på at alle søknader om medlemskap behandles av vårt sentralstyre, og de har møter ca. 6 ganger i året.

Hvor mange ganger kan vi søke? 

Et medlem kan i hovedrunden bare sende inn én søknad, med unntak av de som søker om samarbeidsmidler med andre klubber i nærområdet. Hovedrunden åpner 1. mars og lukkes 1. oktober.  Unntak: Dersom det er mer midler igjen etter 1.oktober vil vi kunne lyse ut en ekstrarunde når alle søknadene er ferdig behandlet. Da vil vi i første omgang prioritere de som ikke har søkt før.Les mer om dette her.

Hvem bestemmer hva vi skal søke penger til?

Ungdom og Fritid legger vekt på at ungdom skal være med å bestemme. Det dere søker om skal være brukerstyrt, der de unge har reell innflytelse over tiltaket. Dette betyr i praksis at ungdommene skal være med å bestemme hva det skal søkes penger til (f.eks. gjennom allmøter, idékasse, ungdomsstyre osv.), og ungdommene skal delta i søknadsprosessen (sammen med en voksen ansvarlig). Ansvarlig ungdom som står bak søknaden, kan bli kontaktet dersom noe er uklart i søknaden.  Les mer om det i våre retningslinjer.

3. Hva kan vi søke om?

Det dere søker penger til skal være et aktivitetsfremmende tilbud der alle på klubben kan delta. Det vil si at tilbudet skal komme flest mulig til gode. Aktiviteter som setter begrensning på hvor mange som kan delta vil vi i utgangspunktet ikke prioritere, f eks turer og underholdningsparker med inngangsbillett/høy egenandel. Egne grupper i klubben kan ikke levere egne søknader, det er klubben som helhet som søker. Les mer om dette her.

Kan vi søke om…

… både kurs og utstyr? 

Ja, det kan dere. Selv om dere må velge kategori når dere skal søke, skjønner vi at de ikke alltid passer for alt dere ønsker dere. Derfor kan dere for eksempel søke om penger til en workshop (f eks i musikk) og samtidig bruke deler av budsjettet til utstyr for at dere skal få dette til (f eks musikkinstrumenter). Det samme gjelder for prosjektsøknader; dere kan søke om penger til både aktiviteter/arrangementer og utstyr dere trenger i prosjektet.

… premier? 

Ja, men her har vi helt konkrete regler dere må følge. Det er meningen at støtten fra Ungdom og Fritids Fond skal komme så mange ungdommer til gode som mulig, men vi skjønner også at konkurranser og turneringer kan være en viktig del av klubbens arrangementer. Vi dekker derfor bare premier som går til så mange som mulig (maks kr 50 ,- per person) eller gavekort på opplevelser som kino, bowling, kafébesøk etc. (maks kr 200,- per person). Vi dekker ikke pengepremier eller gavekort i butikker. Hvis dere ønsker dere dyrere premier anbefaler vi at dere tar kontakt med lokale butikker eller annet og spør om sponsing.

 … reklame-/markedsføringsprodukter? 

Det kommer an på hva det er. Vi kan støtte markedsføring til spesifikke arrangementer, f eks plakater eller roll-ups til en festival eller et LAN. Vi dekker derimot ikke generelle reklameprodukter for klubben, som banner med klubbens navn eller roll-up med prisliste for kiosken. Når det gjelder t-skjorter eller andre klesplagg med klubblogoen, kan vi dekke dette f eks til crew eller frivillige på et arrangement. Hvis dere søker penger til dette er det viktig at dere forklarer hvorfor dere mener dere trenger det i søknaden.

… møbler og oppussing? 

I utgangspunktet ikke, men vi kan dekke aktivitetsfremmende møbler og inventar. Med dette mener vi det som trengs for å skape nye aktiviteter. Vi dekker f eks ikke vanlige stoler, bord, sofaer, lamper, hyller etc. til klubben eller generell oppussing av slitte lokaler. Men; hvis dere f eks skal starte en arrangørgruppe og trenger dj-bord og scenelys, så kan vi dekke dette. Et annet eksempel vi kan dekke er hvis dere skal starte opp en cosplay-gruppe og trenger sminkebord og speil. Hvis dere søker om møbler bare til ett spesifikt arrangement (f eks bord til å gjennomføre LAN), kommer vi til å anbefale dere å leie dette isteden.

… kjøkkenutstyr?

… Vi dekker aldri hvitevarer og vi dekker heller ikke kjøkkenutstyr til vanlig drift av klubben og/eller klubbkiosken. Dette mener vi er kommunens ansvar. Vi kan dekke spesifikt utstyr dere f eks trenger til en matlagingsgruppe eller workshop dere skal ha. Søker dere om kjøkkenutstyr dere skal bruke til aktiviteter, f eks bakeutstyr til matprosjekt, kan vi dekke dette hvis det er gratis for alle.

… lønn eller utstyr som gjør at vi kan holde klubben åpen flere dager? 

Nei, dessverre. Vi dekker aldri lønn eller utstyr (f eks pc) til ansatte, fordi dette er kommunens ansvar

… prosjekter vi har gjennomført en, to, fem ganger tidligere?

Det kommer an på om det er noe nyskapende i prosjektet. Vi skiller mellom vanlige aktiviteter og prosjekter. Aktiviteter kan være ting dere gjør mange ganger eller hvert år, f eks sommeravslutning, LAN, Halloween-feiring eller konserter. Prosjekter er større arrangementer som ungdom selv tar initiativ til, planlegger og gjennomfører. Prosjekter er også avgrenset i tid og er noe annet enn den vanlige klubbdriften.

For at vi skal kunne godkjenne prosjektsøknader flere år på rad, må dere vise i søknaden hva som er nytt ved prosjektet, hva dere har lært av tidligere år og at det er ungdommene som ønsker prosjektet. Her er det viktig for oss at ungdommene har reell påvirkning på prosjektet og at de er klar over at de også kan søke om andre prosjekter enn det klubben har gjort de tre siste årene. Vi tar likevel høyde for at mange kan ønske samme tematikk eller arrangement flere ganger og kan derfor støtte videreutvikling av prosjekter.

4. Hva kan vi ikke søke om?

Nedenfor har vi listet opp hva man ikke kan søke støtte om. Er du i tvil, ber vi deg ta kontakt med sekretariatet for veiledning og hjelp, og for å få mer informasjon om hva du kan søke om.

  • Utgifter som skal dekkes av klubbens kommunale budsjett som daglig drift (inkl. kiosksalg), administrasjon, lønn til ansatte eller vikarer, honorar til elektriker, håndverkere, vakter, kaféansatte, festivalansatte, mannskap o.l.
  • Utgifter til utbedring av bygningsmasse som oppussing av nedslitte lokaler, vedlikehold, teknisk utbedring, innkjøp av hvitevarer, toalett, servanter, oppbevaring o.l.
  • Vi dekker ikke nødvendig inventar i klubben som sofa, stoler og bord. Aktivitetsfremmende møbler/inventar er unntaket fra denne reglen, dersom det tilfører ny aktivitet på klubben. Vi kan bevilge midler til særskilte oppgraderinger av aktivitetsrom, f. eks midler til innkjøp av materialer til dansegulv, tegnebord til hobbykrok eller teknisk utstyr til musikkstudio.
  • Utgifter til regionale prosjekter eller utenlandsturer, underskudd for tidligere gjennomførte prosjekter o.l.
  • Pengepremier eller gavekort fra butikker. Vi dekker kun premier som går til så mange som mulig (maks kr 50,– per person) eller gavekort på opplevelser (maks kr 200,- per person).
  • Rusmidler, alkohol og tobakk.
5. Svar på søknaden

Du har fått svar på søknaden. Hva nå?

Vi har fått redusert summen vi søkte om. Hvorfor det?

Det skyldes enten at vi har foretatt en solidarisk fordeling av pengene eller at det var innhold i søknaden som gjorde at vi valgte å kutte. Det kan f.eks. være at dere har søkt om noe vi ikke kan dekke ifølge retningslinjene våre. Begrunnelse finner dere i tilsagnsbrevet på Min side.

Vi har søkt og fått tilsagn. Når får vi pengene? 

Vi utbetaler midlene rundt midten av august, for det er først da vi får inn midlene på konto. Etter sommerferien gjelder denne regelen: Så snart vi har mottatt signert akseptskjema utbetales midlene. Det kan ta fra 7-14 dager til dere har pengene på konto. Dere kan forskuttere midlene når dere har fått tilsagnsbrev, dette er bevis for at dere får penger.

Vi har fått innvilget støtte, men forutsetningene har forandret seg, så vi vil bruke pengene på noe annet. Går dette i orden?

Er det kun små endringer i forhold til budsjettet er det greit så lenge dere holder dere innenfor våre retningslinjer. Dette kan være hvis dere vil bruke litt mer penger på mat, om dere heller vil kjøpe spill enn kontroller, osv. Er du i tvil, ta kontakt med oss.

Er det større endringer eller at dere ønsker å bruke pengene på noe helt annet enn dere har søkt om, må dere søke om omdisponering. Les mer om dette her: https://www.ungdomogfritid.no/frifond/rapport-og-omdisponering/ 

Dere kan også søke om omdisponering hvis dere er ferdig med et prosjekt og ser at dere har mer penger igjen. Er dere usikre på om dere bør søke omdisponering eller ikke, er dere selvfølgelig alltid velkomne til å ringe oss!

Det står at vi har fått avslag eller at vi må revidere søknaden. Kan vi få en forklaring? 

Dersom søknaden ikke oppfyller våre kriterier, kan den bli sendt i retur. Det betyr at den kan revideres og vi vil følge opp med anbefaling til hvordan dere kan endre på søknaden slik at den innfrir våre kriterier. Dersom det ikke er mer midler igjen vil vi sende avslag, det lønner seg derfor å søke tidlig. Du kan klage/ sende spørsmål til Ungdom og Fritid. Les mer om dette i våre retningslinjer under punkt om klageadgang.

6. Hvordan rapportere og omdisponere?

Spørsmål og svar.

Kan vi utsette rapporteringsfristen?

Er det behov for utvidet frist for innlevering av rapport, endrer klubben selv rapportfrist i selve søknaden på «Min Side». I det grå statusfeltet til høyre finnes det en knapp der det står Endre rapportfrist. Klubben kan skrive inn endret rapportfrist, frem til siste mulige rapportfrist. Fristen kan ikke settes til senere enn 1. september året etter søknadsåret.

Kan vi omdisponere midlene? l

Om det er behov for å omdisponere midlene kan man søke om omdisponering. Søknad om omdisponering vil bli behandlet fortløpende med 14 dagers behandlingstid, og det er de samme retningslinjer som gjelder som for ordinære søknader. For å omdisponere må dere logge dere inn på «Min side» og finne den aktuelle søknaden dere ønsker å omdisponere. Der finner dere «omdisponering» som en egen fane øverst, legg inn revidert budsjett og en forklaring for hvorfor dere må omdisponere

Hva slags bilag kan vi sende inn? 

Vi godtar kvitteringer og fakturaer, hvor vi kan se hva dere har kjøpt. Vi godtar vanligvis ikke ordrebekreftelser, bankutskrifter eller fakturaer hvor vi ikke kan se hva dere har kjøpt (f.eks. forsiden på samlefakturaer fra matbutikker, for vi må kunne se de faktiske varene dere har kjøpt for å vite om det er innenfor retningslinjene våre).

For honorar dekker vi kun faktura som bilag, med mindre det er ungdom som er instruktører eller kursholdere. Da kan vi dekke gavekort eller refusjonsskjema, så lenge det kommer tydelig frem hva pengene har gått til.

Mangler dere bilag, kan dere ta kontakt med oss for å finne en løsning!

Lurer du på noe annet?

Vi hjelper deg gjerne!

Kontakt Frifondsteamet:
E-post: frifond@ungdomogfritid.no.

Kontakt oss i Ungdom og Fritid:
Ring oss mellom kl. 09.00-16.00 på telefon 22 05 77 00, send en e-post til post@ungdomogfritid.no eller bruk kontaktskjemaet i Min side.

31.08.2021