Vanlige spørsmål

Her finner dere svar på ofte stilte spørsmål rundt vårt medlemsregister og søknadsportal (Min side), samt vanlige spørsmål knyttet til Frifond.

Vi har laget en oversikt over spørsmål som flere er usikre på!  Vi håper denne listen med spørsmål og svar kan være til hjelp for alle som lurer på noe rundt vårt medlemssystem eller det å søke Frifond. Hvis dere opplever utfordringer eller har spørsmål som besvarer her, er det bare å ta kontakt med oss på post@ungdomogfritid.no eller 220 57 700.

På denne siden finner dere info om:

  • A: Hva er «Min Side?
  • B: Hvordan søke om Frifond-støtte? 
  • C: Hva kan vi søke om? 
  • D: Hva kan vi ikke søke om? 
  • E: Svar på søknaden 
  • F: Hvordan rapportere eller omdisponere?

A: Min Side

Hva er Min Side?

Dette er Ungdom og Fritids digitale medlemsside for alle våre medlemmer. Her kan man logge seg inn for å oppdatere klubbens kontaktinformasjon og søke midler fra Ungdom og Fritids Frifond. Alle medlemsklubber hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på medlemssiden vår «Min side».

Hva kan man gjøre på medlemssiden «Min side»?

På medlemssiden kan du endre kontaktinfo for din klubb, sende inn søknader om Ungdom og Fritids Frifond, se status på Frifondsøknader- og rapporter, søke om utsettelse eller omdisponering, samt se status på innbetaling av medlemskontingent.

Hvordan vet vi om klubben har en bruker?

Om dere er usikre på om dere har opprettet bruker:
Send en e-post til post@ungdomogfritid.no sammen med deres medlemsnummer, så sjekker vi opp!

Hvordan registrerer man seg seg på «MinSide»?

Klubben må være betalende medlem av Ungdom og Fritid. Hvis dere ikke har registrert klubben på sidene våre, velg «Registrer deg» på «Min side». Les mer om registrering her. Det er kun klubbleder som kan registrere klubben, og gjør dette ved å bruke klubbens medlemsnummer. Klubbleder skal motta en e-post* med instruksjon for videre registrering.

*Dersom klubbleder ikke mottar e-post, har vi registrert feil e-postadresse til deres klubb. Send en e-post til post@ungdomogfritid.no. Merk e-posten med klubbens medlemsnummer, og skriv hvilken e-postadresse du bruker som klubbleder i klubben.

Hvem registrerer klubben på våre sider?

Det er kun klubbleder som kan opprette bruker for klubben. Med klubbleder mener vi den personen som er økonomisk og juridisk ansvarlig for klubben. I de fleste tilfeller er dette en som jobber i klubben, men det kan også være en som jobber i kommunen, og som har ansvar for klubben derfra. Er dere usikre, ring vårt sentralbord på 22 05 77 00, eller send en e-post til post@ungdomogfritid.no

Vi har ikke opprettet bruker på «Min side». Hva gjør vi?

Alle klubber som er medlem hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på medlemssiden vår. Les mer om hvordan dere registrerer dere her. Husk at dere må være godkjent som medlemsklubb før dere kan opprette bruker. Les mer om medlemskap her. 

Vi har glemt passord til «Min side». Hvordan får vi tak i det?

Gå inn på «Min side». Klikk på «Glemt passord», rett under innloggingsfeltet. Da vil du få tilsendt et nytt passord.

Vi får ikke logget inn på Min side. Hva gjør vi?

Ta kontakt med oss, så henter vi opp informasjonen fra vår database. Ring vårt sentralbord på 22 05 77 00, eller send en e-post til post@ungdomogfritid.no.

B: Frifondsstøtte

Jeg vil søke Frifond, hvor er søknadskjema?

For å søke må du gå inn på «Min side» via våre nettsider, og sende søknaden digitalt. Søknadsskjemaet blir lagt ut 1. mars, og er tilgjengelig til 1. oktober. Les mer om hvordan du søker her.

Hvor mange ganger kan vi søke?

Et medlem kan i hovedrunden bare sende inn én søknad, med unntak av de som søker om samarbeidsmidler med andre klubber i nærområdet. Hovedrunden åpner 1. mars og lukkes 1. oktober.  Unntak: Dersom det er mer midler igjen etter 1.oktober vil vi kunne lyse ut en ekstrarunde når alle søknadene er ferdig behandlet. Da vil vi i første omgang prioritere de som ikke har søkt før.  Les mer om dette her. 

Vi vil søke om frifondsmidler, men er ikke medlemmer?

Ungdom og Fritids Frifond er kun for våre medlemmer.  Les mer om hvordan dere blir medlemmer her. Dere må ha søkt og fått innvilget medlemskap før dere kan søke om frifondsmidler. Vi gjør oppmerksom på at alle søknader om medlemskap behandles av vårt sentralstyre, og de har møter ca. seks ganger i året.

Hvem bestemmer hva dere skal søke penger til?

Ungdom og Fritid legger vekt på at ungdom skal være med på å bestemme. Det dere søker om skal være brukerstyrt, der de unge har reell innflytelse over tiltaket. Dette betyr i praksis at ungdommene skal være med å bestemme hva det skal søkes om penger til (f.eks. gjennom allmøter, idékasse, ungdomsstyre osv.), og ungdommene skal delta i søknadsprosessen (sammen med en voksen ansvarlig). Ansvarlig ungdom som står bak søknaden, kan bli kontaktet dersom noe er uklart i søknaden. Les mer om det i våre retningslinjer.

Hvordan søke om Frifondstøtte?

For å søke om Frifondstøtte må klubben gå inn på «Min side» via våre nettsider, og sende søknaden digitalt. Husk å kontrollere deres kontaktinfo før dere søker. Vi anbefaler dere å lese retningslinjene nøye før dere starter planleggingen. Les mer om Frifond her.

Vi vil søke Frifond, men får ikke logget inn på «Min side»?

Når du er inne på «Min side», klikk på «glemt passord» rett under innloggingsfeltet. Da vil du få tilsendt et nytt passord. Ta kontakt hvis du fremdeles ikke får logget inn, så vil vi hjelpe dere.

Vi har ikke opprettet bruker på «Min side». Hva gjør vi?

Alle klubber som er medlem hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på medlemssiden vår. Husk at dere må være godkjent som medlemsklubb før dere kan opprette bruker. Les mer om hvordan dere søker om medlemskap her. 

C: Hva kan vi søke om?

Hva kan vi søke om?

Det dere søker penger til skal være et aktivitetsfremmende tilbud, der alle på klubben kan delta. Det vil si at tilbudet skal komme flest mulig til gode. Aktiviteter som setter begrensninger på hvor mange som kan delta vil vi i utgangspunktet ikke prioritere, f. eks. turer og underholdningsparker med inngangsbillett/høy egenandel. Egne grupper i klubben kan ikke levere egne søknader, det er klubben som helhet som søker. Les mer om dette her.

Kan vi søke om penger til…både kurs og utstyr?

Ja, det kan dere. Selv om dere må velge kategori når dere skal søke, skjønner vi at de ikke alltid passer for alt dere ønsker dere. Derfor kan dere for eksempel søke om penger til en workshop (f. eks. i musikk), og samtidig bruke deler av budsjettet til utstyr for at dere skal få dette til (f. eks. musikkinstrumenter). Det samme gjelder for prosjektsøknader; dere kan søke om penger til både aktiviteter/arrangementer og utstyr dere trenger i prosjektet.

Kan vi søke om penger til…premier?

Ja, men her har vi helt konkrete regler dere må følge. Det er meningen at Frifond-støtten skal komme så mange ungdommer til gode som mulig, men vi skjønner også at konkurranser og turneringer kan være en viktig del av klubbens arrangementer. Vi dekker derfor bare premier som går til så mange som mulig (maks kr 50,- per person) eller gavekort på opplevelser som kino, bowling, kafébesøk etc. (maks kr 200,- per person). Vi dekker ikke pengepremier eller gavekort i butikker. Hvis dere ønsker dere dyrere premier anbefaler vi at dere tar kontakt med lokale butikker eller annet og spør om sponsing.

Kan vi søke om penger til…reklame-/markedsføringsprodukter?

Det kommer an på hva det er. Vi kan støtte markedsføring til spesifikke arrangementer, f. eks. plakater eller roll-ups til en festival eller et LAN. Vi dekker derimot ikke generelle reklameprodukter for klubben, som banner med klubbens navn eller roll-up med prisliste for kiosken. Når det gjelder t-skjorter eller andre klesplagg med klubblogoen, kan vi dekke dette f. eks. til crew eller frivillige på et arrangement. Hvis dere søker penger til dette er det viktig at dere forklarer hvorfor dere mener dere trenger det i søknaden.

Kan vi søke om penger til…møbler og oppussing?

I utgangspunktet ikke, men vi kan dekke aktivitetsfremmende møbler og inventar. Med dette mener vi det som trengs for å skape nye aktiviteter. Vi dekker f. eks. ikke vanlige stoler, bord, sofaer, lamper, hyller etc. til klubben eller generell oppussing av slitte lokaler. Men hvis dere for eksempel skal starte en arrangørgruppe og trenger dj-bord og scenelys, så kan vi dekke dette. Et annet eksempel vi kan dekke er hvis dere skal starte opp en cosplay-gruppe og trenger sminkebord og speil. Hvis dere søker om møbler bare til ett spesifikt arrangement (f. eks. bord til å gjennomføre LAN), kommer vi til å anbefale dere å leie dette isteden.

Kan vi søke om penger til…lønn eller utstyr som gjør at vi kan holde klubben åpen flere dager?

Nei, dessverre. Vi dekker aldri lønn eller utstyr (f. eks. pc) til ansatte, fordi dette er kommunens ansvar.

Kan vi søke om penger til…prosjekter vi har gjennomført en, to, fem ganger tidligere?

Det kommer an på om det er noe nyskapende i prosjektet. Vi skiller mellom vanlige aktiviteter og prosjekter. Aktiviteter kan være ting dere gjør mange ganger eller hvert år, f. eks. sommeravslutning, LAN, Halloween-feiring eller konserter. Prosjekter er større arrangementer som ungdom selv tar initiativ til, planlegger og gjennomfører. Prosjekter er også avgrenset i tid og er noe annet enn den vanlige klubbdriften. For at vi skal kunne godkjenne prosjektsøknader flere år på rad, må dere vise i søknaden hva som er nytt ved prosjektet, hva dere har lært av tidligere år og at det er ungdommene som ønsker prosjektet. Her er det viktig for oss at ungdommene har reell påvirkning på prosjektet og at de er klar over at de også kan søke om andre prosjekter enn det klubben har gjort de tre siste årene. Vi tar likevel høyde for at mange kan ønske samme tematikk eller arrangement flere ganger og kan derfor støtte videreutvikling av prosjekter.

D: Hva kan vi IKKE søke om?

Hva kan vi ikke søke om?

Nedenfor har vi listet opp hva man ikke kan søke støtte om. Er du i tvil, ber vi deg ta kontakt med sekretariatet for veiledning og hjelp, og for å få mer informasjon om hva du kan søke om.

Utgifter som skal dekkes av klubbens kommunale budsjett som daglig drift (inkl. kiosksalg), administrasjon, lønn til ansatte eller vikarer, honorar til elektriker, håndverkere, vakter, kaféansatte, festivalansatte, mannskap o.l.

Utgifter til utbedring av bygningsmasse som oppussing av nedslitte lokaler, vedlikehold, teknisk utbedring, innkjøp av hvitevarer, toalett, servanter, oppbevaring o.l.

Vi dekker ikke nødvendig inventar i klubben som sofa, stoler og bord. Aktivitetsfremmende møbler/inventar er unntaket fra denne reglen, dersom det tilfører ny aktivitet på klubben. Vi kan bevilge midler til særskilte oppgraderinger av aktivitetsrom, f. eks. midler til innkjøp av materialer til dansegulv, tegnebord til hobbykrok eller teknisk utstyr til musikkstudio.

Utgifter til regionale prosjekter eller utenlandsturer, underskudd for tidligere gjennomførte prosjekter o.l.

Pengepremier eller gavekort fra butikker. Vi dekker kun premier som går til så mange som mulig (maks. kr 50,– per person) eller gavekort på opplevelser (maks kr 200,- per person).

Rusmidler, alkohol og tobakk.

E: Svar på søknaden

Vi har fått redusert summen vi søkte om. Hvorfor det?

Det skyldes enten at vi har foretatt en solidarisk fordeling av pengene, eller at det var innhold i søknaden som gjorde at vi valgte å kutte. Det kan f.eks. være at dere har søkt om noe vi ikke kan dekke ifølge retningslinjene våre. Begrunnelse finner dere i tilsagnsbrevet på Min side.

Vi har søkt og fått tilsagn. Når får vi pengene?

Vi utbetaler midlene rundt midten av august, for det er først da vi får inn midlene på konto. Etter sommerferien gjelder denne regelen: Så snart vi har mottatt signert akseptskjema, utbetales midlene. Det kan ta fra 7-14 dager til dere har pengene på konto. Dere kan forskuttere midlene når dere har fått tilsagnsbrev. Dette er bevis for at dere får penger.

Vi har fått innvilget støtte, men forutsetningene har forandret seg. Nå vil vi bruke pengene på noe annet. Går dette i orden?

Hvis det kun er små endringer i forhold til budsjettet er det greit så lenge dere holder dere innenfor våre retningslinjer. Dette kan være hvis dere vil bruke litt mer penger på mat, om dere heller vil kjøpe spill enn kontroller, osv. Er du i tvil, ta kontakt med oss.

Er det større endringer eller at dere ønsker å bruke pengene på noe helt annet enn dere har søkt om, må dere søke om omdisponering. Les mer om hvordan du kan søke om omdisponering her. 

Dere kan også søke om omdisponering hvis dere er ferdig med et prosjekt og ser at dere har mer penger igjen. Er dere usikre på om dere bør søke omdisponering eller ikke, er dere selvfølgelig alltid velkomne til å ringe oss!

Det står at vi har fått avslag eller at vi må revidere søknaden. Kan vi få en forklaring?

Dersom søknaden ikke oppfyller våre kriterier, kan den bli sendt i retur. Det betyr at den kan revideres, og vi vil følge opp med anbefaling til hvordan dere kan endre på søknaden slik at den innfrir våre kriterier. Dersom det ikke er mer midler igjen vil vi sende avslag, det lønner seg derfor å søke tidlig. Du kan klage/sende spørsmål til Ungdom og Fritid. Les mer om dette i våre retningslinjer under punkt om klageadgang.

F: Hvordan rapportere eller omdisponere?

Kan vi utsette rapporteringsfristen?

Er det behov for utvidet frist for innlevering av rapport, endrer klubben selv rapportfrist i selve søknaden på «Min side». I det grå statusfeltet til høyre, finnes det en knapp der det står «Endre rapportfrist». Klubben kan skrive inn endret rapportfrist, frem til siste mulige rapportfrist. Fristen kan ikke settes til senere enn 1. september året etter søknadsåret.

Kan vi omdisponere midlene?

Om det er behov for å omdisponere midlene, kan man søke om omdisponering. Søknad om omdisponering vil bli behandlet fortløpende med 14 dagers behandlingstid, og det er de samme retningslinjer som gjelder som for ordinære søknader. For å omdisponere må dere logge dere inn på «Min side», og finne den aktuelle søknaden dere ønsker å omdisponere.  Der finner dere «Omdisponering» som en egen fane øverst. Legg inn revidert budsjett og en forklaring på hvorfor dere må omdisponere.

Hva slags bilag kan vi sende inn?

Vi godtar kvitteringer og fakturaer, hvor vi kan se hva dere har kjøpt. Vi godtar vanligvis ikke ordrebekreftelser, bankutskrifter eller fakturaer hvor vi ikke kan se hva dere har kjøpt (f.eks. forsiden på samlefakturaer fra matbutikker, for vi må kunne se de faktiske varene dere har kjøpt for å vite om det er innenfor retningslinjene våre). For honorar dekker vi kun faktura som bilag, med mindre det er ungdom som er instruktører eller kursholdere. Da kan vi dekke gavekort eller refusjonsskjema, så lenge det kommer tydelig frem hva pengene har gått til.

Mangler dere bilag, kan dere ta kontakt med oss for å finne en løsning!

Lurer du på noe annet?

Vi hjelper deg gjerne!

Kontakt Frifondsteamet:
E-post: frifond@ungdomogfritid.no.

Kontakt oss i Ungdom og Fritid:
Ring oss mellom kl. 09.00-16.00 på telefon 22 05 77 00, send en e-post til post@ungdomogfritid.no eller bruk kontaktskjemaet i Min side.

31.08.2021