Vanlige spørsmål

UoF, gikk over til ny medlemsportal fra 01. mars 2021. Her finner dere svar på ofte stilte spørsmål rundt den nye medlemsportalen, samt vanlige spørsmål knyttet til Frifond.

Ved overgang til et nytt digitalt system, er det ikke uvanlig at det dukker opp noen spørsmål underveis hos våre medlemmer.  Vi har derfor laget en oversikt over spørsmål som flere har vist tegn til at de er usikre på! Vi håper denne listen med spørsmål og svar kan være til hjelp i overgangen. 

Hvis dere opplever utfordringer eller har spørsmål som ikke er besvart i denne artikkelen, er det bare å ta kontakt med oss på post@ungdomogfritid.no eller 220 57 700. 


På denne siden finner dere info om:

A: Info om medlemsportalen 

B: Hvordan søke om Frifondsstøtte? 

C: Praktiske spørsmål i overgang nytt system (Frifond: Frister, rapport med mer) 

D: Hva kan vi søke om? 

E: Hva kan vi ikke søke om? 

F: Svar på søknaden 

G: Når dere skal rapportere 


A
: Info om medlemsportalen 
 

Hvordan søker vi om støtte? 

For å søke må dere bruke medlemsportalen: Du finner medlemsportalen her.  

*Her kan du finne bruksanvisninger og mer info om vår nye medlemsportal. 

Hva bruker man medlemsportalen til? 

På medlemsportalen kan du endre kontaktinfo for din klubb, sende inn søknader om Ungdom og Fritids Frifond, se status på Frifondsøknader- og rapporter, samt se status på innbetaling av medlemskontingent.  

Vi vil søke, men får ikke logget inn på medlemsportalen? 

I den nye medlemsportalen logger du inn som person, ikke som medlemsklubben. Siden medlemsnummeret er klubbens ID-nummer, kan du derfor nå ikke logge inn med det. Logg heller inn med din epost-adresse. Første gang du logger inn må du bruke «Glemt passord»-knappen og legge inn din epost-adresse. Hvis du fremdeles ikke får logget inn, ta kontakt med oss så vil vi hjelpe dere. 

Vi har ikke opprettet bruker på medlemsportalen. Hva gjør vi? 

Alle klubber som er medlem hos Ungdom og Fritid skal registrere klubben på den nye medlemssiden vår. 

Vi har glemt passord til medlemsportalen. Hvordan får vi tak i det? 

Når du er inne på medlemsportalen, klikk på «glemt passord» rett under innloggingsfeltet. Da vil du få tilsendt et nytt passord. Er det første gang du logger inn? Klikk på «Glemt passord», så får du en epost av oss! NB: Logg inn med epost-adressen din, IKKE klubbens medlemsnummer! 

B: Hvordan søke om Frifondsstøtte? 

Jeg vil søke Frifond, hvor er søknadskjema? 

For å søke må dere bruke medlemsportalen. Du finner medlemsportalen her. I toppmenyen velger du «Økonomi» og så «Støtteordninger». Der finner du både aktuelle søknadsskjemaer og gamle søknader. Her er link til bruksanvisning for å sende inn søknad. 

Vi vil søke om frifondsmidler, men er ikke medlemmer? 

Ungdom og Fritids Frifond er kun for våre medlemmer.  Les mer om hvordan dere blir medlemmer.  Dere må ha søkt og fått innvilget medlemskap innen 15. september for å kunne søke om frifondsmidler. Vi gjør dere oppmerksom på at alle søknader om medlemskap behandles av vårt sentralstyre, og for å rekke denne fristen må dere ha sendt inn søknaden innen 27. August. 

Hvor mange ganger kan vi søke? 

Et medlem kan i hovedrunden bare sende inn én søknad, med unntak av de som søker om samarbeidsmidler med andre klubber i nærområdet. Hovedrunden åpner 1. mars og lukkes 1. oktober.  Unntak: Dersom det er mer midler igjen etter 1.oktober vil vi kunne lyse ut en ekstrarunde når alle søknadene er ferdig behandlet. Da vil vi i første omgang prioritere de som ikke har søkt før.  Les mer om dette her. 

Hvem bestemmer hva dere skal søke penger til? 

Ungdom og Fritid legger vekt på at ungdom skal være med å bestemme. Det dere søker om skal være brukerstyrt, der de unge har reell innflytelse over tiltaket. Dette betyr i praksis at ungdommene skal være med å bestemme hva det skal søkes penger til (f.eks. gjennom allmøter, idékasse, ungdomsstyre osv.), og ungdommene skal delta i søknadsprosessen (sammen med en voksen ansvarlig). Ansvarlig ungdom som står bak søknaden, kan bli kontaktet dersom noe er uklart i søknaden.  Les mer om det i våre retningslinjer. 

C: Praktiske spørsmål i overgang nytt system (frister/rapport til Frifond m.m) 

Vi trenger mer tid, kan vi utsette rapporteringsfristen? 

Dere kan utsette fristen til senest 1. september året etter dere har fått midler. Det vil si at dere må rapportere på penger dere har fått i 2020 innen 1. september 2021. Vi anbefaler dere likevel å sende inn rapporten så snart dere har brukt opp pengene og er ferdig med aktivitetene. Da er det lettere å huske hva dere har gjort og dere er klare for neste søknadsrunde! For å utsette frist: Send en mail til frifond@ungdomogfritid.no med ønske om ny dato og en kort info om årsak.  

Jeg vil søke omdisponering, men finner ikke omdisponeringsskjema? 

Per i dag har vi ikke noe omdisponeringsskjema i den nye medlemsportalen. For å omdisponere må dere sende en mail til frifond@ungdomogfritid.no, merk temafelt med ID (søknadsnummer) og «Søknad om omdisponering». Husk å skrive hvorfor dere søker om omdisponering og sett opp endringer i budsjett. Søknad om omdisponering vil bli behandlet fortløpende med 14 dagers behandlingstid, og det er de samme retningslinjer som gjelder som for ordinære søknader.  

Les mer om rapport og omdisponering her  

Frifond 2020: Det står at jeg ikke har signert akseptskjema, men det har jeg gjort i den gamle databasen. Hva gjør jeg?  

Dette må dere bare overse for nå. Det gjelder eldre Frifond-søknader, hvor data er importert fra gammel til ny database. ALLE eldre søknader har allerede signerte akseptskjemaer, det kommer bare ikke frem i den nye medlemsportalen dessverre. For Frifond 2021 vil det være rollen klubbleder som signerer akseptskjemaet, ikke et styre, så det trenger dere ikke legge til.  

Frifond 2020 og eldre: Hvor er kladden til rapporten som jeg har begynt å skrive? 

Vi jobber med å få importert dette fra den gamle databasen. Hvis det haster kan du ta kontakt med oss på post@ungdomogfritid.no, så skal vi hjelpe deg.  

Vi har fått faktura både i medlemsportalen og per post/epost/EHF, hva gjør vi? 

Fakturaen du finner i medlemsportalen er bare en importert kopi, sånn at dere skal kunne følge med på betalingsstatusen. Den opprinnelige fakturaen er allerede sendt via EHF/epost/brev til den fakturaadressen vi har registrert på dere, og skal ha samme fakturanummer som kopien dere ser i medlemsportalen. Dere skal altså bare betale én av fakturaene.  

Kan vi lagre søknaden underveis? 

 Vi har ikke lagre-funksjon i skjemaet, så dere kan ikke jobbe med søknaden og fortsette ved en senere anledning. Det er heller ikke autolagring underveis, så dersom dere går videre til en ny fane uten å klikke på «neste» helt nederst så forsvinner all teksten. Så husk alltid å gjøre dette når du er ferdig med en side av søknadenVi anbefaler dere derfor å skrive hele søknaden ferdig først i word, så legge inn alt og sende innKlikk her for word-kladd dere kan fylle ut først.  

D: Hva kan vi søke om? 

Det dere søker penger til skal være et aktivitetsfremmende tilbud der alle på klubben kan delta. Det vil si at tilbudet skal komme flest mulig til gode. Aktiviteter som setter begrensning på hvor mange som kan delta vil vi i utgangspunktet ikke prioritere, f eks turer og underholdningsparker med inngangsbillett/høy egenandel. Egne grupper i klubben kan ikke levere egne søknader, det er klubben som helhet som søker. 

Kan vi søke om penger til…: 

 både kurs og utstyr? 

Ja, det kan dere. Selv om dere må velge kategori når dere skal søke, skjønner vi at de ikke alltid passer for alt dere ønsker dere. Derfor kan dere for eksempel søke om penger til en workshop (f eks i musikk) og samtidig bruke deler av budsjettet til utstyr for at dere skal få dette til (f eks musikkinstrumenter). Det samme gjelder for prosjektsøknader; dere kan søke om penger til både aktiviteter/arrangementer og utstyr dere trenger i prosjektet. 

 premier? 

Ja, men her har vi helt konkrete regler dere må følge. Det er meningen at Frifond-støtten skal komme så mange ungdommer til gode som mulig, men vi skjønner også at konkurranser og turneringer kan være en viktig del av klubbens arrangementer. Vi dekker derfor bare premier som går til så mange som mulig (maks kr 50 ,- per person) eller gavekort på opplevelser som kino, bowling, kafébesøk etc. (maks kr 200,- per person). Vi dekker ikke pengepremier eller gavekort i butikker. Hvis dere ønsker dere dyrere premier anbefaler vi at dere tar kontakt med lokale butikker eller annet og spør om sponsing. 

  reklame-/markedsføringsprodukter? 

Det kommer an på hva det er. Vi kan støtte markedsføring til spesifikke arrangementer, f eks plakater eller roll-ups til en festival eller et LAN. Vi dekker derimot ikke generelle reklameprodukter for klubben, som banner med klubbens navn eller roll-up med prisliste for kiosken. Når det gjelder t-skjorter eller andre klesplagg med klubblogoen, kan vi dekke dette f eks til crew eller frivillige på et arrangement. Hvis dere søker penger til dette er det viktig at dere forklarer hvorfor dere mener dere trenger det i søknaden. 

 møbler og oppussing?  

I utgangspunktet ikke, men vi kan dekke aktivitetsfremmende møbler og inventar. Med dette mener vi det som trengs for å skape nye aktiviteter. Vi dekker f eks ikke vanlige stoler, bord, sofaer, lamper, hyller etc. til klubben eller generell oppussing av slitte lokaler. Men; hvis dere f eks skal starte en arrangørgruppe og trenger dj-bord og scenelys, så kan vi dekke dette. Et annet eksempel vi kan dekke er hvis dere skal starte opp en cosplay-gruppe og trenger sminkebord og speil. Hvis dere søker om møbler bare til ett spesifikt arrangement (f eks bord til å gjennomføre LAN), kommer vi til å anbefale dere å leie dette isteden. 

 kjøkkenutstyr? 

Vi dekker aldri hvitevarer og vi dekker heller ikke kjøkkenutstyr til vanlig drift av klubben og/eller klubbkiosken. Dette mener vi er kommunens ansvar. Vi kan dekke spesifikt utstyr dere f eks trenger til en matlagingsgruppe eller workshop dere skal ha. Søker dere om kjøkkenutstyr dere skal bruke til aktiviteter, f eks bakeutstyr til matprosjekt, kan vi dekke dette hvis det er gratis for alle. 

 lønn eller utstyr som gjør at vi kan holde klubben åpen flere dager? 

Nei, dessverre. Vi dekker aldri lønn eller utstyr (f eks pc) til ansatte, fordi dette er kommunens ansvar. 

 prosjekter vi har gjennomført en, to, fem ganger tidligere? 

Det kommer an på om det er noe nyskapende i prosjektet. Vi skiller mellom vanlige aktiviteter og prosjekter. Aktiviteter kan være ting dere gjør mange ganger eller hvert år, f eks sommeravslutning, LAN, Halloween-feiring eller konserter. Prosjekter er større arrangementer som ungdom selv tar initiativ til, planlegger og gjennomfører. Prosjekter er også avgrenset i tid og er noe annet enn den vanlige klubbdriften. For at vi skal kunne godkjenne prosjektsøknader flere år på rad, må dere vise i søknaden hva som er nytt ved prosjektet, hva dere har lært av tidligere år og at det er ungdommene som ønsker prosjektet. Her er det viktig for oss at ungdommene har reell påvirkning på prosjektet og at de er klar over at de også kan søke om andre prosjekter enn det klubben har gjort de tre siste årene. Vi tar likevel høyde for at mange kan ønske samme tematikk eller arrangement flere ganger og kan derfor støtte videreutvikling av prosjekter. 

E: Hva kan vi ikke søke om? 

Nedenfor har vi listet opp hva man ikke kan søke støtte om. Er du i tvil, ber vi deg ta kontakt med sekretariatet for veiledning og hjelp, og for å få mer informasjon om hva du kan søke om. 

  • Utgifter som skal dekkes av klubbens kommunale budsjett som daglig drift (inkl. kiosksalg), administrasjon, lønn til ansatte eller vikarer, honorar til elektriker, håndverkere, vakter, kaféansatte, festivalansatte, mannskap o.l. 
  • Utgifter til utbedring av bygningsmasse som oppussing av nedslitte lokaler, vedlikehold, teknisk utbedring, innkjøp av hvitevarer, toalett, servanter, oppbevaring o.l. 
  • Vi dekker ikke nødvendig inventar i klubben som sofa, stoler og bord. Aktivitetsfremmende møbler/inventar er unntaket fra denne reglen, dersom det tilfører ny aktivitet på klubben. Vi kan bevilge midler til særskilte oppgraderinger av aktivitetsrom, f. eks midler til innkjøp av materialer til dansegulv, tegnebord til hobbykrok eller teknisk utstyr til musikkstudio. 
  • Utgifter til regionale prosjekter eller utenlandsturer, underskudd for tidligere gjennomførte prosjekter o.l. 
  • Pengepremier eller gavekort fra butikker. Vi dekker kun premier som går til så mange som mulig (maks kr 50,– per person) eller gavekort på opplevelser (maks kr 200,- per person). 
  • Rusmidler, alkohol og tobakk. 

F: Svar på søknaden 

Vi har fått redusert summen vi søkte om. Hvorfor det? 

Det skyldes enten at vi har foretatt en solidarisk fordeling av pengene eller at det var innhold i søknaden som gjorde at vi valgte å kutte. Det kan f.eks. være at dere har søkt om noe vi ikke kan dekke ifølge retningslinjene våre. Begrunnelse finner dere i tilsagnsbrevet på Min side. 

Vi har søkt og fått tilsagn. Når får vi pengene? 

Vi utbetaler midlene rundt midten av august, for det er først da vi får inn midlene på konto. Etter sommerferien gjelder denne regelen: Så snart vi har mottatt signert akseptskjema utbetales midlene. Det kan ta fra 7-14 dager til dere har pengene på konto. 

Vi har fått innvilget støtte, men forutsetningene har forandret seg, så vi vil bruke pengene på noe annet. Går dette i orden? 

Er det kun små endringer i forhold til budsjettet er det greit så lenge dere holder dere innenfor våre retningslinjer. Dette kan f.eks være hvis dere vil bruke litt mer penger på mat, om dere heller vil kjøpe spill enn kontroller, osv. Er du i tvil, ta kontakt med oss. 

Er det større endringer eller at dere ønsker å bruke pengene på noe helt annet enn dere har søkt om, må dere søke om omdisponering. Les mer om dette her: https://www.ungdomogfritid.no/frifond/rapport-og-omdisponering/ 

Dere kan også søke om omdisponering hvis dere er ferdig med et prosjekt/samarbeid/workshop og ser at dere har mer penger igjen. Er dere usikre på om dere bør søke omdisponering eller ikke, er dere selvfølgelig alltid velkomne til å ringe oss! 

Det står at vi har fått avslag eller at vi må revidere søknaden. Kan vi få en forklaring? 

Dersom søknaden ikke oppfyller våre kriterier, kan den bli sendt i retur. Det betyr at den kan revideres og vi vil følge opp med anbefaling til hvordan dere kan endre på søknaden slik at den innfrir våre kriterier. Dersom det ikke er mer midler igjen vil vi sende avslag, det lønner seg derfor å søke tidlig. Du kan klage/ sende spørsmål til Ungdom og Fritid. Les mer om dette i våre retningslinjer under punkt om klageadgang. 

GNår dere skal rapportere 

Om det er behov for å omdisponere midlene kan man søke om omdisponering. Søknad om omdisponering vil bli behandlet fortløpende med 14 dagers behandlingstid, og det er de samme retningslinjer som gjelder som for ordinære søknader. For å omdisponere må dere sende en mail til frifond@ungdomogfritid.no, merk temafelt med ID (søknadsnummer) og «Søknad om omdisponering». Husk å skrive hvorfor dere søker om omdisponering og sett opp endringer i budsjett. Les mer her.

Vi trenger mer tid, kan vi utsette rapporteringsfristen? 

Dere kan utsette fristen til senest 01. september året etter dere har fått midler. Det vil si at dere må rapportere på penger dere har fått i 2020 innen 01. september 2021. Vi anbefaler dere likevel å sende inn rapporten så snart dere har brukt opp pengene og er ferdig med aktivitetene. Da er det lettere å huske hva dere har gjort og dere er klare for neste søknadsrunde! For å utsette frist: Send en mail til frifond@ungdomogfritid.no med ønske om ny dato og en kort info om årsak. 

Hva slags bilag kan vi sende inn?  

Vi godtar kvitteringer og fakturaer, hvor vi kan se hva dere har kjøpt. Vi godtar vanligvis ikke ordrebekreftelser, bankutskrifter eller fakturaer hvor vi ikke kan se hva dere har kjøpt (f.eks. forsiden på samlefakturaer fra matbutikker, for vi må kunne se de faktiske varene dere har kjøpt for å vite om det er innenfor retningslinjene våre). For honorar dekker vi kun faktura som bilag, med mindre det er ungdom som er instruktører eller kursholdere. Da kan vi dekke gavekort eller refusjonsskjema, så lenge det kommer tydelig frem hva pengene har gått til. 

Mangler dere bilag, kan dere ta kontakt med oss for å finne en løsning! 

 

29.04.2021