Ungdom og Fritids Fond

I 2023 har vi to søknadsperioder:

• Vårrunde: 1. mars – 1. juni. *Disse retningslinjene gjelder for denne perioden.
• Høstrunde: *Vi kommer med mer info når vi fått endelig tilsagn fra Kulturdepartementet. Da vil vi kunne åpne opp ekstrakategori m.m.

*Viktig info for 2023 – Det vil skje endringer i Ungdom og Fritids Fond:

Fra og med 2024 vil søknadsperioden følge skoleåret i den grad det lar seg gjøre. Ungdom og Fritid får tilsagn på midlene fra Kulturdepartementet i løpet av mai-juni. Det betyr at det er først da vi vet hvor mye midler vi kan dele ut og kan planlegge søknadsåret. Siden 2023 er et overgangsår, velger vi likevel å ha en liten søknadsperiode på våren hvor dere kan søke støtte fra vår hovedkategori: Aktivitet og utstyr, workshop og prosjekt. Da gjelder reglene som før; man kan kun søke én søknad fra hovedkategorien. Om dere søker støtte på våren, kan dere derfor ikke søke på støtte fra samme kategori til høsten.

• Fritidsklubben må være medlem av Ungdom og Fritid.
• Dere må ha betalt medlemskontingent for gjeldende år og oppdatert kontaktinformasjon.
• Vi gir kun midler til medlemsklubber som bruker ungdomsmedvirkning og kan vise til demokratiske prinsipper (styre, allmøte osv).

Søknadskjemaet åpner 1. mars 2023.

Når en medlemsklubb skal søke støtte gjøres det via vår søknadsportal MinSide, og skal minst inneholde følgende opplysninger:

• Kontaktopplysninger på ansvarlig ungdom og ansvarlig voksen.
• Hvilken medvirkningsform som praktiseres i klubben og ungdomsprosessen bak søknaden.
• Sluttdato på aktiviteten. Dette påvirker rapporteringsfristen.
• Beskrivelse av aktivitet/prosjekt.
• Budsjett over aktivitet og hva pengene skal brukes til.

Når søknaden er sendt inn må ansvarlig klubbleder godkjenne søknaden på vegne av klubben. Søknaden blir da sendt videre til behandling hos Ungdom og Fritid.

Tips: På MinSide dere kan oppdatere klubbens kontaktinformasjon, søke midler og se status på søknader, søke om utsettelse eller omdisponering, samt se status på innbetaling av medlemskontingent.

I vårperioden mars-juni kan dere søke på følgende søknader i vår hovedkategori:

NB: Dersom du søker på dette denne våren, kan du ikke søke om søknader fra hovedkategori til høsten, akkurat som før.

Hovedkategori

Blant hovedkategoriene kan hver medlemsklubb kun få innvilget én søknad. Man kan velge mellom følgende:

Aktivitet og utstyr – inntil 30 000,-

Støtte til aktiviteter, mindre arrangementer og aktivitetsfremmende utstyr til klubben.

Workshop – inntil 30 000,-

Støtte til kurs og workshop som gjennomføres på klubben. Her kan vi bidra til å dekke honorar til eksterne workshopholdere, kursholdere og instruktører for å sette i gang nye tilbud eller aktiviteter som dans, musikk, kunst, arrangørvirksomhet, ungdomsdemokrati osv. Vi støtter også kursmat, markedsføring og kursmateriell. For større kompetanseprosjekt kan man søke om støtte til kurs og workshop via prosjekt.

Prosjekt – inntil 40 000,-

Støtte til større planlagte prosjekt på klubben. Dette kan f.eks. være en ungdomsfestival som krever god planlegging. Et prosjekt skal være av, med og for ungdom i alle ledd. Det vil si at ungdommene skal bestemme hva man skal søke penger til, og stå for gjennomføringen av prosjektet. I et prosjekt, er forarbeidet og etterarbeidet like viktig som selve gjennomføringen.

I prosjektsøknader vektlegger vi at det er nytenkning og utvikling fra år til år. Vi vil utfordre dere på dette dersom dere sender inn samme eller tilsvarende søknad flere ganger.

• Før søknaden blir behandlet, må rapporter fra tidligere søknader være levert og godkjent.
• Støtten skal bidra til å skape mer aktivitet som er åpen for alle som ønsker å delta. Aktiviteten skal skje i nærmiljøet, og komme flest mulig til gode.
• Det er ungdommene som bestemmer hva klubben skal søke penger til og klubbleder som veileder ungdommene i prosessen. Ungdomsmedvirkningen må komme tydelig frem i søknaden, søknader hvor vi er i tvil vil bli sendt i retur til revidering.
• Vi gir ikke støtte til aktiviteter eller utstyr som normalt dekkes av klubbens kommunale budsjett (lønn til ansatte, renhold, osv.) Dette kan dere lese mer om under neste punkt: «Hva faller innenfor og utenfor støtteordningen».
• Det er klubbens ansvar å påse at retningslinjene blir fulgt.

Målgruppe

Det dere søker om skal i utgangspunktet være åpent for flest mulig. Aktivitetene skal være i regi av klubben.

Aktiviteter som setter begrensning på hvor mange som kan delta vil vi i utgangspunktet ikke prioritere, f.eks. turer og underholdningsparker med inngangsbillett/høy egenandel.

Regler for honorar

• Vi kan dekke honorarer til eksterne kursholdere/instruktører, men vi kan ikke dekke honorar til ansatte.
• Vi kan dekke eksterne aktører som lyd- og lysteknikere til konserter og andre arrangementer.
• Maks 1/3 av den totale støtten kan gå til å dekke honorar til artister, lyd-/lystekniker og andre som kun opptrer eller utfører en oppgave for dere for å skape underholdning (i motsetning til instruktører o.l. hvor ungdommer får opplæring). MERK: Foredragsholdere innen temaer som psykisk helse, rasisme og lignende som ungdommene ønsker seg, kan etter avtale med Ungdom og Fritid være unntak fra denne regelen.
• Honorarer dekkes kun ved fakturering. Dersom ungdom bidrar som instruktører/kursholder o.l. kan vi godta betaling med f.eks. gavekort eller refusjonsskjema.

Dette kan vi ikke støtte

• Utgifter som skal dekkes av klubbens kommunale budsjett som daglig drift (inkl. kiosksalg), administrasjon, lønn til ansatte eller vikarer, honorar til elektriker, håndverkere, vakter, kaféansatte, festivalansatte, mannskap o.l.
• Utgifter til utbedring av bygningsmasse som oppussing av nedslitte lokaler, vedlikehold, teknisk utbedring, innkjøp av hvitevarer, toalett, servanter, oppbevaring o.l.
• Vi dekker ikke nødvendig inventar i klubben som sofa, stoler og bord. Aktivitetsfremmende møbler/inventar er unntaket fra denne reglen, dersom det tilfører ny aktivitet på klubben.

MERK: Vi kan støtte særskilte oppgraderinger av aktivitetsrom, f. eks midler til innkjøp av materialer eller teknisk utstyr til gamingrom, teknisk utstyr til musikkstudio, dansegulv, tegnebord til hobbykrok eller tilsvarende.

• Utgifter til regionale prosjekter eller utenlandsturer, underskudd for tidligere gjennomførte prosjekter o.l.
• Pengepremier eller gavekort fra butikker. Vi dekker kun premier som går til så mange som mulig (maks kr 50, – per person) eller gavekort på opplevelser (maks kr 200,- per person).
• Rusmidler, alkohol og tobakk.

Er du i tvil, ber vi deg ta kontakt med oss i Ungdom og Fritid for veiledning og hjelp, og for å få mer informasjon om hva du kan søke om.

Ungdom og Fritid har som målsetting at vår støtteordning «Ungdom og Fritids Fond» skal nå flest mulig medlemsklubber og forbeholder seg retten til å gjøre prioriteringer i saksbehandlingen for å muliggjøre dette.

Ungdom og Fritid behandler søknadene fortløpende. Vår målsetning er at alle søknader skal godkjennes, og vi vil være behjelpelig med veiledning i søknadsprosessen. Er en søknad mangelfull, tar vi kontakt og etterspør dokumentasjon eller er behjelpelig med å veilede slik at søknaden blir så god som mulig. Vi kan sende søknader i retur til dere med tips og råd, slik at dere kan revidere søknaden.

Så lang tid tar det:

• Prosjektsøknader

Saksbehandler lager innstilling til fordelingsutvalget som består av ungdommene i sentralstyret. Disse som fatter endelig vedtak på førstkommende fordelingsutvalgsmøte. Fordelingsutvalget avholder møter 6-7 ganger pr. år. Saksbehandlingstiden vil derfor variere gjennom året, det lønner seg derfor å søke i god tid før selve prosjektet starter opp for å sikre at dere får svar i tide.

• Søknader om «Aktivitet og utstyr» og «Workshops»

Disse behandles fortløpende av saksbehandler og skal normalt ha 14 dagers behandlingstid. Saksbehandler kan til enhver tid velge å sende søknader i disse kategoriene til fordelingsutvalget, f.eks. søknader vi ønsker å diskutere nærmere. Da vil saksbehandlingen ta lengre tid.

Når Ungdom og Fritid har innvilget søknaden, mottar medlemsklubben et tilsagnsbrev. I brevet opplyser vi om frister og hvordan man skal signere akseptskjemaet. Det er kun den som er registrert på MinSide som klubbleder som kan signere, og dersom skjemaet ikke er signert innen fristen, kan tilsagnet bortfalle. Ved å signere akseptskjemaet forplikter søker seg til å bruke støtten i tråd med de opplysninger som er gitt i søknaden senest innen ett år etter at dere fikk tilsagnet.

Eksempel: Hvis dere fikk tilsagnsbrev august 2023, må midlene være rapportert på senest  innen august 2024. Dere kan ikke søke om støtte om nye midler før midlene for tidligere år er rapportert på.

Utbetaling av støtte skjer fortløpende når tilsagnsbrev er signert, ca. en gang i uken.

Ungdom og Fritid skal ha utbetalt alle midlene til våre medlemsklubber innen 1.mai 2024.

Av og til skjer det endringer i planene, og da kan dere søke om omdisponering. Dette gjør dere i den aktuelle søknaden gjennom søknadsportalen MinSide.

Søknader om omdisponering vil bli behandlet fortløpende med 14 dagers behandlingstid, og det er de samme retningslinjer som gjelder som for våre vanlige søknader.

Rapporteringsskjema er digitalt og tilgjengelig under søknaden i vår søknadsportal MinSide. Rapportfristen blir generert til to måneder etter sluttdatoen klubben har oppgitt i søknaden. For søknader sendt i vårperioden må dere bruke opp midlene innen ett år fra dere fikk tilsagnsbrev (informasjon om støtte).

Er det behov for å forlenge fristen for innlevering av rapport, kan dere selv endre rapportfristen i søknaden på MinSide. Utsatt rapportfrist kan ikke settes til senere enn 1. september 2024.

Rapporten skal signeres av klubbleder. Signeringskoder blir tilsendt via e-post og SMS.

Av bilag godkjenner vi kun faktura og kvitteringer som er scannet, PDF eller bilde. Vi godkjenner ikke utskrift fra bankkonto eller kvitteringer uten beskrivelse av man har betalt for, reiseregninger eller ordrebekreftelser. Om rapporten er mangelfull vil den bli sendt tilbake for revidering av klubbleder.

Rapporten skal inneholde:

• En beskrivelse av hvordan støtten resulterte i aktivitetsfremmende tiltak.
• Ved prosjekt- eller samarbeidssøknad skal prosjektet også evalueres.
• Regnskap over hva støtten ble brukt til inklusive bilag (kvitteringer, fakturaer).

Dersom dere har brutt retningslinjene for bruk av midlene, har mangelfull rapportering, eller søker har gitt opplysninger på falskt grunnlag i søknaden, vil Ungdom og Fritid kunne kreve deler eller hele tilskuddet tilbakebetalt.

Ubrukte midler vil også kreves tilbakebetalt.

Om søknaden avslås skyldes det enten at søknaden ikke oppfyller våre krav for å søke, eller at det ikke er mer penger igjen å dele ut. Man vil da motta begrunnelse pr. e-post. Som regel ringer vi slik at søknaden kan forbedres og behandlet på nytt og sender den til revidering, så det er svært sjeldent vi gir avslag.

Det kan klages på vedtak gjort av Ungdom og Fritid dersom søker mener at det har skjedd en feil i saksbehandlingen eller at vedtaket er urimelig. Eventuell klage på saksbehandling sendes skriftlig til Ungdom og Fritid senest 3 uker etter at dere har fått svar på søknaden. Klager på vedtak behandles av styret på førstkommende styremøte. Spørsmål knyttet til behandlingen rettes til ansatte i Ungdom og Fritid.