Hvordan utvikle prosjekter i koronaperioden

Til tross for usikkerhet rundt åpningstid og aktivitetsmuligheter på klubbene, er det ingen grunn til å ikke søke Ungdom og Fritids Frifond.

Tekst: Marit Hobbelstad Bredesen og Henriette Øyan

Ungdom og Fritids Frifond er åpent mellom 1. mars og 1. oktober og til tross for korona-situasjonen er det mye man kan søke penger til. Og det er mulig å involvere ungdom i idéprosesser ved å etablere virtuelle team. Her får du et knippe råd og tips på veien.

Det finnes flere gode grunner til å lage prosjekter 

I et prosjekt får du være med å skape og se resultater, så vi lover deg at du vil lære mye på veien. I 2020 må vi alle utfordre oss selv på å tenke nytt og annerledes. Og her er det kanskje viktigere enn noensinne å involvere ungdom tidlig i prosessen, ikke bare fordi ungdom selv vet best hva ungdom vil ha – men også fordi de potensielt vil kunne åpne opp for uante muligheter på de ulike digitale plattformene, som voksne ikke kjenner like godt til. 

  • Gjennom prosjektarbeid gir du klubbstyret noe konkret å jobbe med som de føler eierskap til. 
  • Prosjekter er med å tilføre aktivitet og nytt utstyr til klubben, kanskje trenger klubben å oppgradere det digitale utstyret. 
  • Prosjekter tilføyer innovasjon og er med å utvikle og fornye klubbens drift etter ungdommenes ønsker. 

Først, hva er et prosjekt?

  • Et prosjekt er tidsavgrenset, det er en planlagt aktivitet eller hendelse som skiller seg ut fra de daglige aktivitetene på klubben. Det vil si at prosjektet skal ha en dato for når det begynner og når det slutter, dette kaller vi for en prosjektperiode. 
  • Et prosjekt har klare mål for hva som skal skje i prosjektperioden (en handlingsplan).  
  • Et prosjekt ender i en eller annen form for produkt eller resultat (noe man har gjort, noe man har lært, noe man har laget). 

Et prosjekt består av idéfase – planlegging gjennomføring  avslutning. Husk at alle delene er like viktig i et prosjekt, og at ungdom bør være involvert hele veien fra idéfase til avslutning. Man vil alltid lære noe i et prosjekt, derfor er det viktig å evaluere både underveis og i etterkant. Et prosjekt skaper også en effekt, som man først ser etter endt prosjektperiode, dette kalles realiseringsfasen. Da bør du som ansatt på klubben ha fokus på å realisere gevinstene fra prosjektet – som eksempel kan dette være økt rekruttering, bedre samarbeid med enkelte aktører eller kompetanseheving av klubbstyret. 

Skaff dere en oversikt, først som sist! 

  • Sett dere inn i hva dere kan søke om før dere går inn i idéprosessen.  
  • Søk i god tid før dere har tenkt å gå i gang med prosjektet.   
  • Sjekk derfor frister med en gang.  
  • Sett dere godt inn i retningslinjene (at de er din beste venn er ikke en klisjé uten grunn).  
  • Deretter er det bare kreativiteten som setter grenser og vi anbefaler dere å starte en åpen idémyldring med ungdommene 

Søk inspirasjon 

  • Ta en titt på andres prosjekter og få tips til aktiviteter på klubben. Dette finner du i menyen under Frifond. 
  • Gå gjennom vår ressursside for stengte klubber, hvor vi har samlet flere eksempler på hvordan klubbene jobber når dørene er stengt, kanskje kan du hente inspirasjon her. 
  • Se våre digitale videoer i Ungdomsledelse som gir en innføring i ulike øvelser og verktøy, blant annet idémyldring og evaluering. (Kommer mai 2020) 
  • Søk på nett, snakk med andre samarbeidspartnere, besøk andre steder. På Facebook finner du Ungdom og Fritids faglige forum, en gruppe hvor mange av våre medlemsklubber er med. Her kan du knytte kontakter, stille spørsmål og utveksle erfaringer på tvers. 

Ikke vær redd for å være kreativ!

Prosjekter som har kreativitet og mennesker som hovedingredienser blir aldri helt like, men det finnes noen fellestrekk som man kan ta utgangspunkt i når man skal definere hva som kan betegnes som et prosjekt eller ikke. Eksempler på prosjekter som har fått støtte fra oss er: Festivaler, forestillinger, større arrangement, utstillinger, opprettelse av nye tilbud og konserter. Dette kan man lett overføre til digitale plattformer, fellesnevneren er at det er aktiviteter som krever planlegging, gjennomføring og evaluering. Dere bør ikke gjøre prosjektet avhengig av en enkelt aktivitet. Innkjøp av en datamaskin eller lignende er ikke et prosjekt, da det ikke innebærer mer enn en enkelt aktivitet. Da kan man søke kategorien aktivitet og utstyr. 

Ressurser

Et prosjekt krever at det settes av ressurser. I planleggingen er det viktig å beregne hva du trenger for å gjennomføre prosjektet: Hvor mange personer skal være involvert? Hvilken kompetanse trenger man? Hvor mye tid? Hvilket utstyr? Til slutt: Hvor mye penger dere trenger dere til utstyr, premier, materiell osv. Med andre ord hva har dere, og hva trenger dere å søke om midler til for å gjennomføre prosjektet? Å sette opp et godt budsjett tar også tid, undersøk hva du trenger og hva det koster før du sender inn søknaden. Gjør undersøkelser på nett. 

Handlingsplan

Det er viktig å ha en plan for hvordan dere vil gjennomføre prosjektet innenfor den oppsatte perioden og fordele ansvarsoppgaver. Husk å sette opp delmål på veien. Gruppen som søker bør lage en fullstendig plan med navn og fordelte oppgaver innenfor bestemte tidsfrister. Start med et online planleggingsmøte og legg en plan for videre aktivitet. Lag en liste over hva som bør planlegges, hvem skal utføre hva og hvem som skal være ansvarlig. Det er viktig å tenke på PR, rekruttering og markedsføring for å nå frem til en bredere ungdomsgruppe eller til dem som ikke kjenner til deres tilbud.  

Vi gleder oss til å få inn en søknad fra dere! 

24.02.2020