Sånn arrangerer du fylkesårsmøte

Hva trenger du egentlig for å arrangere fylkesårsmøte?
Listen er ikke en fasit, men et verktøy for å begynne planleggingen.
Husk at dere i fylket bestemmer over deres møte! 😊

Begynn med å låse rammene for arrangementet, som dere godkjenner på et styremøte.
De første 4-5 punktene her er nok å låse for å ha rammene klare.

Frister

De fleste fristene kommer ut fra når dere velger å arrangere møtet.

  • Fylkesårsmøtet avholdes innen utgangen av februar hvert år. Fylkesårsmøtet innkalles med én måneds varsel.
  • Dagsorden med sakspapirer sendes fylkesleddets medlemmer senest to uker før fylkesårsmøtet.

Les mer under §21 i våre lover



Program

Location (hvis fysisk)

  • By/sted som alle kan komme seg til
  • Lokale – dette går kanskje an å skaffe gratis? Låne fra kommunen / fylkeskommunen? Bruk nettverk

Plattform (hvis digitalt)

Teams/zoom?

Avstemminger via Menti? Eller annet verktøy

Digitalt / Fysisk arrangement?

Vurder hva som er realistisk å få til mtp økonomi/avstander/engasjement/fylkesskilsmisse/planlagt program

Dato!

Begynn med å finne dato. Må meldes inn til sekretariat, siden vi ikke ønsker å ha to møter samtidig.

Pass på å finne en dato som passer flest mulig i styret.

Og husk å ta hensyn til at det skal være praktisk mulig for alle i fylket å delta – Ungdom og voksne.

Man må altså ha tid og mulighet til å reise til møtet, dersom det planlegges fysisk møte.

Hvis møtet skal være i ukedag, kan styreleder lage dokumentasjon på «politisk fravær»

Roller i forkant

Hvilke ressurser er i styret? Har noen mange kontakter? Er noen gode på sosiale medier?

Hvem er god på Zoom? Hvem er vant med å arrangere? Hvem har kulturkontakter?

Fordele hvem som

  • gjør klar sakspapirene
  • booker lokale
  • skriver program
  • booker gjester
  • booker kulturinnslag
  • etc

Roller under fylkesårsmøtet

  • fordele i fylkesstyret, be om hjelp fra noen av klubbene i fylket, be om hjelp fra sekretariat
    • Ordstyrer
    • Registrering
    • Presentasjoner
    • Voteringsansvarlig
    • Teknisk produsent

Sakspapirer

  • Dere må lage klart sakspapirene i 2021 som fylkesstyret vedtar på et styremøte.
    • Sakspapirene skal sendes ut til klubbene i forkant av møtet. Se mobiliseringsplan
    • Fylkesstyrets beretning – eksempel – husk å be om oppdatert liste over klubber
    • Regnskap fra foregående år – bestille regnskapsrapport fra sekretariat
    • Budsjett – se eksempel
    • Valg av fylkesstyre og valgkomité
      • dere i fylkesstyret bør ta en runde på hvem som ønsker å fortsette og stille til valg, dersom det er valg ved neste fylkesårsmøte.
    • Saker fylkesstyret fremmer
    • Innkomne saker

Økonomi

Handlingsplan

For ha en plan for arbeidet i hvert enkelt fylke kan man lage en enkel handlingsplan som beskriver hva fylket skal gjøre.

En handlingsplan bør være realistisk i forhold til hvert enkelt fylkesstyres kapasitet.

Fylkesstyret bør lage et forslag, som stemmes over og godkjennes av medlemsklubbene på et fylkesårsmøte.

Fylkesstyret bør legge til grunn Ungdom og Fritids strategiske plan og eventuelle andre relevante dokumenter eller undersøkelser.

Last ned eksempel på handlingsplan her.

Politisk fravær

Hvis møtet skal være i ukedag, kan styreleder lage dokumentasjon på «politisk fravær» for ungdommen.

Elever i videregående skole kan ha fravær fra undervisning uten at dette påvirker fraværsgrensen for å få sluttvurdering i fag dersom eleven kan dokumentere at årsaken til fraværet er politisk arbeid (jf. Forskrift til opplæringsloven, § 3-9). Det er ingen grense for hvor mange timer fravær som kan unntas dersom det er dokumentert.

Elever har også krav på at inntil 10 dagers fravær i året fjernes fra vitnemålet dersom fraværet skyldes politisk arbeid (jf. Forskrift til opplæringsloven, § 3-45, femte ledd, bokstav c).

Ta kontakt med sekretariat dersom du har behov for en mal.

Har du spørsmål eller ønsker å ta en prat om fylkesledd?

Ta kontakt med vår organisasjonskonsulent Morten:
Morten@ungdomogfritid.no

+47 48 31 52 86